Facturatie

Afgeronde transportopdrachten verzamel je eenvoudig tot nieuwe facturen via de factuurverzamel functie. Je bepaalt zelf welke opdrachten samen worden gefactureerd, waardoor factureren overzichtelijk en flexibel blijft.

Gemaakte facturen kunnen direct worden geprint of digitaal worden verzonden op basis van beschikbare rapporten. Daarnaast is het mogelijk om creditfacturen aan te maken en losse facturen te maken die niet gekoppeld zijn aan een order. Zo sluit de facturatie altijd aan op de praktijk van jouw administratie.

Verkoopfacturen maak je eenvoudig aan in e-Lips TMS op basis van vaste klantafspraken en tarieven. Facturen worden digitaal verzonden en automatisch gekoppeld aan je boekhoudpakket op grootboekniveau. Zo werk je sneller, voorkom je fouten en houd je grip op je financiële administratie.

Ook inkoopfacturen verwerk je efficiënt binnen e-Lips TMS. Dankzij de directe koppeling met diverse boekhoudpakketten worden deze automatisch geëxporteerd naar je financiële administratie. Dat betekent minder handmatig werk, meer overzicht en een soepel facturatieproces binnen je transportorganisatie.

Je legt prijsafspraken één keer vast in de contractenmodule. Bij het plannen en uitvoeren van ritten controleert het systeem automatisch welk contract van toepassing is en past de afgesproken tarieven direct toe.

Vaste routeprijzen, staffels, kilometerprijzen en toeslagen zoals diesel of extra stops worden automatisch doorberekend. Zo staan de juiste prijzen direct op de rit en factuur, volledig automatisch en zonder handmatige invoer.

Maak eenvoudig proforma facturen voorafgaand aan de definitieve facturatie. Proforma facturen geven je klant inzicht in de verwachte kosten, zonder dat deze direct financieel worden verwerkt.

De proforma factuur kan later eenvoudig worden omgezet naar een definitieve factuur, waarbij alle gegevens behouden blijven. Zo communiceer je duidelijk met je klant en houd je controle over het facturatieproces.

Beheer eenvoudig de inkoopkosten en opbrengsten van transportopdrachten. Met de inkoopmodule maak je inkoopfacturen aan op basis van ontvangen facturen of stel je deze automatisch samen vanuit uitgevoerde ritten, bijvoorbeeld bij chartervervoer.

Je ziet direct wat een opdracht kost en oplevert, waardoor je altijd inzicht hebt in marges en resultaten. Inkoopfacturen aanmaken, beheren en verwerken verloopt overzichtelijk en efficiënt.

Verwerk prijsaanvragen eenvoudig tot een offerte en verstuur deze direct per e mail naar de transportaanvrager. Zodra een offerte wordt aangemaakt, legt het systeem automatisch een prijsafspraak vast in de contractenmodule.

Wordt een offerte later omgezet naar een opdracht, dan past het systeem deze prijsafspraak automatisch toe. Bij hergebruik van bestaande afspraken wordt de prijs direct overgenomen, zodat offertes en facturatie altijd op elkaar aansluiten.

Werk je met charters, dan worden tarieven automatisch toegepast op basis van vooraf vastgelegde afspraken. De charter afrekenmodule verzamelt uitbestede ritten per week en verwerkt deze overzichtelijk voor afrekening.

Het systeem berekent automatisch kilometers inclusief lege kilometers naar de volgende container en houdt rekening met over huis rijden en de standplaats als basis. Ook Maut en overige tolkosten worden correct meegenomen, inclusief speciale condities bij via huis routes en lege kilometers.

De automatische berekening van kilometers en tol is mogelijk in combinatie met de PTV kaart.

Beheer dagelijkse dieselprijzen centraal en automatisch. De dieselmodule berekent aan het einde van de maand de prijsverhoging of verlaging op basis van de afgesproken dieselstaffel per opdrachtgever.

Het systeem past het dieselpercentage automatisch aan in de contractenmodule voor de nieuwe periode, met behoud van afwijkende afspraken. Zodra een wijziging wordt doorgevoerd, wordt de klant automatisch geïnformeerd via e mail over de nieuwe dieselafspraken. Volledig geautomatiseerd, zonder handmatige acties.

Ritten worden automatisch voorzien van de juiste prijs op basis van vastgelegde afspraken. Het systeem controleert welke contractafspraken van toepassing zijn en berekent automatisch de vrachtkosten, staffels, kilometerprijzen en eventuele toeslagen.

Zodra een rit wordt gepland of uitgevoerd, worden de afgesproken tarieven direct toegepast. Dit voorkomt handmatige invoer, vermindert fouten en zorgt ervoor dat prijzen altijd correct en consistent zijn. Automatisch beprijzen bespaart tijd en vormt de basis voor snelle en betrouwbare facturatie.

Laat facturatie volledig automatisch verlopen binnen het systeem. Ritten worden automatisch voorzien van de juiste tarieven op basis van vastgelegde afspraken en op vaste momenten gefactureerd en verzonden naar het juiste e mailadres, inclusief bijlagen.

Je bepaalt vooraf op welke dagen en tijdstippen het systeem controleert, tarifeert en factureert. Zodra een rit voldoet aan de ingestelde voorwaarden wordt deze automatisch verwerkt, zonder handmatige handelingen. Dit voorkomt vertraging, verkleint de kans op fouten en zorgt ervoor dat facturen sneller de deur uitgaan.

Door automatisch factureren bespaar je aanzienlijk op administratieve tijd, blijft de financiële administratie overzichtelijk en wordt de doorlooptijd van uitvoering tot betaling aanzienlijk verkort.

Versnel en vereenvoudig de verwerking van inkoopfacturen door deze automatisch in te lezen in het systeem. Inkomende facturen van charters worden direct herkend en de factuurregels worden nauwkeurig overgenomen, zonder handmatige invoer.

Het systeem maakt automatisch de juiste koppeling met de bijbehorende relatie en rit. Bestaan factuurregels nog niet, dan worden deze automatisch aangemaakt en gekoppeld aan de juiste rit. Zo blijft je administratie volledig, overzichtelijk en correct.

Door automatisch inkoopfacturen in te lezen bespaar je veel administratieve tijd, verminder je fouten en krijg je continu inzicht in kosten en marges. Dit zorgt voor een efficiënter proces en lagere operationele lasten, zodat de focus kan liggen op de dagelijkse operatie.